Seasonal Booking Workflow
Un sistema de reservas para una productora cultural que organiza ciclos de cine al aire libre en Buenos Aires.
El punto de partida
La productora venía manejando las reservas con planillas de cálculo y mensajes privados. Cada función requería confirmar capacidad, chequear clima y avisar cambios de horario con poca anticipación. Cuando arrancó la temporada de verano, el volumen de consultas duplicó lo que el equipo podía responder a mano.
El trabajo no era construir una plataforma nueva, sino ordenar un flujo que ya existía. Definimos un formulario corto con tres campos: fecha, cantidad de personas y contacto. Después, un sistema de confirmación por correo que distinguía reservas confirmadas de listas de espera. La regla era simple: si llovía, la función se pasaba al día siguiente y la reserva se mantenía automáticamente.
La parte más delicada fue la comunicación con el público habitual. Muchos asistentes no usan redes sociales y dependían del teléfono del local. Probamos un mensaje de texto automático dos horas antes de cada función, con el estado del clima y la confirmación del lugar. Eso redujo las ausencias sin agregar trabajo manual al equipo.
Lo que quedó funcionando
El flujo se probó durante tres meses de funciones semanales. El equipo pasó de dedicar la mañana entera a responder mensajes a revisar una lista única de reservas. Las listas de espera se activaron solas cuando alguien cancelaba, y el sistema de aviso por clima evitó que la gente viajara al aire libre con tormenta anunciada.
La documentación del proceso quedó en una guía interna de una página, con capturas de cada paso y los textos exactos de los mensajes automáticos. La productora ahora puede sumar funciones extraordinarias sin rehacer el circuito. Si querés ver cómo encaramos proyectos similares, revisá los servicios del estudio o escribinos para coordinar una reunión.